Что есть документооборот?

[Ibrohim Djuraev]

Сообщение от Efim Kushnir

получается, что документооборот это составляющая делопроизводства?
а что в себя еще включает делопроизводство, чтобы можно было уяснить разницу?

я не зря поставил в конце своего предложения ИМХО, может я немного по другому написал, поэтому если есть уточнения велкам, выслушаю.
и потом я дал в своем сообщении название документа Примерную инструкцию.., в нем расписаны все процессы делопроизводства

Сообщение от Eldar Fattakhov

Не совсем согласен. Делопроизводство всегда предусматривало "внешний интерфейс" (входящий/исходящий). Просто "транспорт" мог не рассматриваться. При этом документооборот внутри министерства будет являться также территориально распространенным... Например, спец.почта (фельдъегери) явно занималась перевозкой такой (внутренней) документации.

В интернете нашел обсуждение и такого вопроса: "В чем разница между автоматизированным делопроизводством и электронным документооборотом?"

я специально не затрагивал моменты касающийся территориального распространения, так как считаю его дополнительным механизмом по расширению функции документооборота за пределами одного здания или комплекса зданий. Пока что мы говорим об определениях же а не механизмах документооборота

а то что приводится вами в списке, это я могу отнести к автоматизации процессов документооборота, называя их системами.

[Eldar Fattakhov]

Сообщение от Ibrohim Djuraev

я специально не затрагивал моменты касающийся территориального распространения, так как считаю его дополнительным механизмом по расширению функции документооборота за пределами одного здания или комплекса зданий. Пока что мы говорим об определениях же а не механизмах документооборота

а то что приводится вами в списке, это я могу отнести к автоматизации процессов документооборота, называя их системами.

О зданиях я рассуждал, в первую очередь, как о движении документов от республиканского отделения к областному, например. Как бы Министерство одно, но для меня разные уровни могли бы означать и разные комплексы/системы/или-как-их-там.

Я специально процитировал весь список, увиденный кстати на нескольких разных сайтах (в разных по содержанию статьях), так как пункт второй гласил "Системы делопроизводства".

P.S. я не спорю, но пытаюсь уточнить/прояснить.

[Eldar Fattakhov]

"до кучи": мнение компании Documentum

Ключевые компоненты решения по управлению документами

• Создание содержания - Интегрируется со стандартными средствами создания содержания, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel и Macromedia Dreamweaver.
• Ввод содержания - Преобразует бумажные документы в электронные образы, а также осуществляет ввод больших объемов компьютерно-генерируемого содержания и извлекает важную информацию, содержащуюся в них.
• Контроль версий - Позволяет отслеживать основные и второстепенные версии и преобразованные копии.
• Классификация документов - Позволяет пользователям категоризировать и тегировать метаданные (данные, описывающие документ) как вручную, так и автоматически, без участия человека.
• Библиотечные службы - Обеспечивают возможности выписки и возврата в хранилище, поддерживают специальные пользовательские модели данных, такие, как управление виртуальными документами или управление преобразованными копиями на нескольких языках.
• Workflow - Определяет и автоматизирует бизнес-процессы, связанные с созданием и распространением документов.
• Управление жизненным циклом - Определяет и поддерживает этапы жизненного цикла документа, такие, как "проверен", "утвержден", "опубликован", "помещен в архив", "удален".
• Поиск по атрибутам и полнотекстовый поиск - Обеспечивает пользователям навигацию по большим объемам информации без необходимости вникать в то, как эта информация организована и как она хранится.
• Встроенная поддержка XML и средств создания XML-содержания - Отделяет содержание от макета представления, упрощая таким образом создание и публикацию содержания, обеспечивая его непротиворечивость и позволяя использовать содержание повторно и в новых целях.
• Преобразование содержания - Создает преобразованные копии документа в других форматах, таких как PDF и HTML, предназначенных для доставки по любому каналу или на любое устройство.
• Открытые API - Ускоряет интеграцию с унаследованными системами и корпоративными бизнес-приложениями ведущих производителей.
• Архитектура, соответствующая стандартам - Поддерживает XML для создания оптимальной среды разработки.
• Неограниченная масштабируемость - Обеспечивает управление миллиардами информационных объектов.
• Глобальная платформа - Учитывает национальный язык, национальную культуру и валюту.
• Поддержка LDAP, SSL и цифровых сертификатов - Поддерживает эти существенные функциональные возможности для электронного предоставления документов и безопасной электронной коммерции.
• Система безопасности на основе контроля действий пользователей и событий в системе - Позволяет контролировать то, как осуществляется просмотр, изменение, утверждение и публикация документов.
• Аннотации - Позволяет пользователям знакомым им способом просматривать, помечать и утверждать содержание.
• Контролируемый вывод на печать - Позволяет управлять печатью и следить за тем, кто и что может выводить на печать и где печатается это содержание.
• Списки контроля доступа - Создает наборы полномочий для определенных групп и облегчает коллективную работу вне брандмауэра.
• Виртуальные документы - Позволяет организовать, собрать и опубликовать несколько объектов содержания как единую структуру.
• Доступ через портал - Предоставляет пользователям средство создания, поиска, просмотра, изменения содержания и управления всеми типами содержания без необходимости покидать знакомую среду портала или изучать новые приложения.

[Ibrohim Djuraev]

Эх Эльдар ака, заставили меня порыться в моих архивах , так вот что я нашел:

Система делопроизводства обеспечивает работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Система документооборота обеспечивает строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

[Eldar Fattakhov]

Сообщение от Eldar Fattakhov

"до кучи"

Эркин, а каково видение DocsVision по этому вопросу?

[Eldar Fattakhov]

Сообщение от Ibrohim Djuraev

Система делопроизводства обеспечивает работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Система документооборота обеспечивает строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Выглядит как частные случаи...

Можно ли считать, что удалив слово "электронными", мы получим четкое, емкое и достаточное определение делопроизводства?

Можно ли считать документооборотом нерегламентированное и неформально контролируемое движение документов?

[Ibrohim Djuraev]

Сообщение от Eldar Fattakhov

Можно ли считать, что удалив слово "электронными" мы получим четкое, емкое и достаточное определение делопроизводства?

Можно ли считать документооборотом нерегламентированное и неформально контролируемое движение документов?

сформулируем таким образом:
Делопроизводством (без слово электронный) является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами, к примеру, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ", "документ передан в архив" и т.д.

Тогда под документооборотом рассматриваем не только процессы регистрации действий и/или событий, но и поддержку самих процессов работы над документами.

считать документооборот нерегламентированным и неформально контролируемым движением документов не стоит в виду того, что все эти процессы в конечном итоге должны будут соответствовать установленным правилам организации или ведомства

[bellamar]

А на пальцах кто-нить объяснить может? Суть-то ясна. Но вот к чему Вы все тут ведёте не совсем ясно.

[Efim Kushnir]

Сообщение от Ibrohim Djuraev

Делопроизводством (без слово электронный) является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами, к примеру, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ", "документ передан в архив" и т.д.

Тогда под документооборотом рассматриваем не только процессы регистрации действий и/или событий, но и поддержку самих процессов работы над документами.

как все красиво и запутано :-)
т.е. делопроизводство - это галочка о том, что документ двигается по инстанции и пр., а документооборот - это создание документа, который описывает действие?

не пойму...

[Erkin Kuchkarov]

Сообщение от Efim Kushnir

т.е. делопроизводство - это галочка о том, что документ двигается по инстанции и пр., а документооборот - это создание документа, который описывает действие?

Делопроизводство - формализованное описание процедур по управлению документами.

Документооборот - управление потоками документов на основании
формализованных и описаных процедур... то есть на основании делопроизводственных процессов.

Электронных - бегающих по проводам или проводникам электрического тока