Опыт внедрения SharePoint Portal в картинках (Screen-cast)
 

Пока мы не собрались на живое демо внедрения sharepoint portal в Центре UZINFOCOM, то я решил пока выкладывать определенные скриншоты корпоративного портала с небольшими коментариями, чтобы уже по сети можно было составить небольшое представление о нем.

Возможно будут вопросы или, даже, предложения по альтернативным реализациям.

Выкладывать буду без систематизации и по мере наличия свободного времени.

Часть главной страницы портала.

Меню наверху и слева - настраиваемые.

Блок объявлений масштаба предприятия - что-то типа объявлений на входе :) - как раз был день рождения сотрудника.

Ниже календарь, опять же для событий уровня предприятия.

Вход на портал, как правило, персонализированный. Текущий пользователь отображается всегда в правом верхнем углу. Можно настроить и анонимный доступ, но мы такое не практикуем.

Второе, есть можножность установки стандартных информеров, предоставляемый сторонними веб-ресурсами, в том числе из внешней сети. Процесс установки такого модуля предельно прост - никакого написания когда. Практически drag & drop.

Строка поиска имеется на каждой странице портала. Это автоматом. Можно искать как по всему порталу, так и по отдельным узлам (подсайтам) или по спискам и библиотекам документов в отдельности.

Также для всех сотрудников доступна информация с блоков текущих командировок, текущих отпусков, текущих дней рождения.

Командировки и отпуска заполняет отдел кадров на своем узле (сайте отдела кадров). Центральная страницы портала лишь отображает выборки по определеным критериям.

Дни рождения берутся из корпоративного контакт листа. В модуле отображается дата рождения, фото, ФИО, организация. "Организация" кликабельная и ведет на карточку организации в контакт листе.

Все три модуля (как и многое другое на портале) работает в автоматическом режиме. То есть, чтобы не подумали, что они каждый день заполняются сотрудниками :) Данные берутся из имеющихся на портале данных.

Автоматические модули отображения последних нескольких изменений и добавлений в корпоративной адресной книге. Имена и организации кликабельные для перехода на карточки полной информации.

Сортиривка элементов - обратно хронологическая последовательность.

Типовое меню. Можно настраивать отдельно на каждый подсайт или сделать сквозным (одинаковым) для определенного набора подсайтов.

В элементы меню можно добавлять ссылки на любые страницы портала, списки, библиотеки доментов, подсайты и т.д.

В самом верху есть пункт "Посмотреть все содержимое узла" - это все списки и библиотеки документов на сайте, независимо от того, отображены они в меню или нет. Что-то вроде "подробно".

Интересный элемент находится под меню - системная корзина. Туда отправляются любые удаленные элементы списков, файлы, страницы портала. При этот удалить в карзине окончательно может только пользователь с соответствующими правами. Так что, это защита от возможных злонамеренных действий недобросовестных пользователей.

На каждой странице портала есть системное меню пользователя - "Действия узла". Перевод на русский не очень корректный. Лучше было бы "Действия на узле" или что-то в этом роде.

У каждого пользователя свой набор команд, разрешенных в зависимости от статуса. Это мое меню, я могу модерировать центральную страницу - менять ее.

Как видно из меню прямо здесь, не заходя ни в какой вторичный инструментарий, можно - менять страницу, создавать новые страницы и целые подсайты (узлы). Посмотреть историю и версию изменений данной страницы, а оттуда можно сделать и откат к предыдущим версиям. Ну и т.д., о каждой команде надо рассказывать отдельно.

Вот черт как все классно! Прям зависть берет.

ДЖ можно показать интеграцию аутлука с ШП?

Да, и это есть в планах. Буду показывать все интересное, плюс поднятое в вопросах (запросах).

Начну с малого, постепенно "дальше в лес - больше дров":


Как видно, оутлук может монтировать библиотеки документов с портала. В списке папок явно есть - SharePoint Lists.

В нем отображаются все папки с портала, которые вы явно попросили (настроили в оутлуке) синхронизироваться. Поддерживается вложенность папок: если синхронизировали родительскую папку, то забираются автоматом и дочерние.

Справа видно содержание папки - сами файлы в ней. При это не просто отображение содежимого портала через интерфейс оутлука, а полная синхронизация. То есть, с файлами можно работать в оффлайне, когда нет соединения оутлука и портала, что удобно для мобильных пользователей (на ноутбуках). Сам использую в командировках.

Также средствами оутлук можно делать поиск именно в этих папках по документам.

Если у вас и ворд 2007, то он умеет работать полноценно в среде sharepoint. Например, если изменили документ из синхронизированной в оутлук папке, то при сохранении будет предложено обновить и на сервере:

Еще одна фишка - оутлук умеет синхронизировать (отображать) календари с портала. При этом может сделать наложение нескольких календарей друг на друга. В 2003 версии календари ставились только рядом, но не поверх:


Как видно, есть табы каждого отдельно календаря наверху.

А в теле календаря каждое событие выделяется цветом соответствующего календаря, чтобы различать их. В данном случае, одно и то же событие есть в моем личном календаре (принято мной по рассылке), а также событие с корпоративного портала (портал также принял это событие по почте и автоматически внес в календарь).

При этом, событие на портале можно удалить и прямо из оутлука, если у пользователя есть соответствующие права вносить изменения на корпоративном календаре:

Синхронизировать папку с порталу в оутлук очень просто: в каждой библиотеке документов (папке документов на портале) есть меню действий над библиотекой:

Также можно синхронихировать любые адересные книги, имеющиеся на портале. Например, корпоративная книга контактов (называем у себя глобальными контактами):


Опять же, если есть соотв. права, то можно редактировать прямо в оутлуке и в оффлайне, он синхронизирует данные обратно на портал.

То же самое с контактными данными организаций, а не отдельных людей:

Если говорить об интеграции, например, Word 2007 и SharePoint, то можно привести пример согласованной работы, когда ворд умеет править данные, хранящиеся на сервере. Например, редактирование карточки входящего документа в канцелярии на сервере:

Вот список входящих документов Центра:


Выделенные красным документ открывается в ворде:


Ворд может править как сам файл с синхронизацией обратно на сервер (часть файла в нижней части), так и править поля в карточке документа. Данные сразу записываются на портал. Значения полей автоматом подгружаются с портала. Списки выбора значений полей также задается серверной частью.

Таким образом отпадает необходимость заполнять карточку через браузер.

У меня есть стойкое мнение о том, что время, потраченное на изучение новых примочек не окупится их использованием... Разубедите меня плз. - чем хорош этот шарепоинт в связке с аутлуком кроме создания лишней энтропии и неразберихи на компьютере? :-)

Как раз-таки, приведение в порядок, а не создание неразберихи. Каждый сотрудник может выбрать свое с портала, синхронизировать в оутлук и видель только это. При этом всегда остается и портал, где можно работать в онлайне со всей имеющейся инфо.

Скорее всего, Вам это не понятно, так как не нужно по работе. Мы же в офисе настолько привыкли к удобству, скорости, уменьшении ненужной работы за счет использования единой информационной системы, что останов сервиса более 10 минут приводит к мату по адресу технарей, кто обеспечивает работу системы. Ильхам Шакиров может рассказать всем :)

Ну и опять же о синхронизации - у меня нет головной боли при командировках. Я уверен, что в ноутбуке всегда последние данные с портала, например, контакт листы, календари - ничего не надо записывать в блокноте или беспокоиться, что по месту прибытия не будет доступа в Интернет. Это обеспечивает возможность работать где угодно, когда угодно.

Немного скриншотов сайта канцелярии на портале. На нем много всякого рода списков и библиотек документов: входящие, исходящие, контрольки (гос. организации знают, что это такое), внутренние документы, приказы и т.д.

Поэтому часто используемые элементы такие (в меню):

Все списки и документы можно посмотреть развернуто и детально (чуть позже выложу), но часто полезным оказываются определенные ключевые индикаторы из этих списков, формируемые по определенным условиям, например:

Например, смотрим рашифровку "Входящих, требущих ответа", то есть, та входящая корреспонденция, на которую обязательно отправитель ожидает ответ, но ответ еще не отправлен, то есть, запрос полностью не обработан:


Как видно из верхней части, то всегда можно перейти в полный список "Входящих", на основе анализа которого и работает данная выборка/индикатор.

В тулбаре явно сказано, что это представление (фильтр) по "Не закрытым" входящим. Как видно и колонки "Состояние" - все записи требуют ответа в срок, установленный в колонке "Срок".

Ну и как правило есть номер документа, стоит ли документ на особом контроле (наличие контрольки), организания-отправитель (кликабельно на карточку организации), сам документ (со ссылкой на файл документа), резолюции руководства.

Цель данного индикатора - максимально низкое значение. Идеально - 0, но такого не бывает.

Каждый элемент списка можно посмотреть детально, то есть, карточку входящего документа:


Поле "Имя" является ссылкой на файл документа, который подгружается в то приложение, которое определено расширением файла.

При желании на каждый документ в отдельности можно установить разрешение ("Управление разрешениями"), чтобы ограничить доступ к документу или действия над ним.

Функция "управления копиями" дает возможноть создавать копии данной карточки в других библиотеках документов, например, если в организации несколько канцелярий. При этом копии будут синхронными и автообновляемыми.

набор полей в карточке можно менять в зависимости от требований установленного делопроизводства. Для нас такой набор является достаточным. Но есть еще отдельно список контролек с дополнительными полями. О этом позже.

Ну и в конце карточки - информация о создале карточки, об изменившем. Важно то, что эта информация работает автоматом на портале во всех видах списков и библиотек документов, то есть, это реализовано системно на уровне шаблона.

Собственно, и карточка контрольки на документ. Карточки контролек заводятся только на документы, имеющие аттрибут контроля вышестоящей организации или внутреннего контроля:

Ну и сам реестр контролек (полный список). В данном случае показана только выборка по незакрытым контролькам, как видно из "Представления" списка в правом верхнем углу (работает как фильтр по условию + сортировка и многое другое для управления показа списка, в том числе определяет набор полей данного представления списка):

Кроме этого на центральной странице канцелярии оперативной блок критической информации, в данном случае, коротко перечень просроченных контролек, что не есть хорошо для делопроизводства любой организации:

Или (там же) блок менее критичной инфо, но полезной, чтобы быть в курсе текущих контролируемых "сверху" поручений:

Возможен ли доступ к ШП извне? т.е. сотрудник в отпуске где нибудь на Ямайке, но у него появилось желание поработать?

Ну и общий скриншот одного из видов центральной страницы канцелярии (без меню и боковых элементов). Самое главное, что состав модулей (блоков) можно менять сразу через меню модификации страницы, если на это есть права у пользователя. Кроме этого, каждый пользователь (если разрешено) может формировать и персональные представления страниц портала:

Само собой. В данный момент формирую посты со скриншотами, сидя за компом дома :). Думаю, и на Ямайке нормальный интернет, чтобы наш сотрудник мог там полноценно работать с внутренним порталом :).

Администратор портала отдельно назначает права - кому можно быть в роуминге (заходить из внешней сети), а кому - нет. В том числе на почту (web access over https):

Который и в браузере максимально близко выглядит как и клиент Outlook:

И все элементы поддерживают нормальные контекстные меню объектов, а не меню окна браузера, что очень удобно:

Ну и календарь ваш:

И отдельное событие из календаря:

Хотелось бы добавить и отметить, что у ДЖ дома стоит английская версия виндовс и для него система(Outlook Web Access) показывает интерфейс на английском языке, однако у меня дома стоит русская локализация виндовс и соответственно OWA подстраивается под пользователя, и нет жесткой привязки к языковому параметру пользователя. :naughty:

Как SPS близок к Outlook, так и Хуршида близка к народу - уже заботится о премии к Дню конституции... :)

Отпуска можно видеть и в таком представлении:

Или больничные листы на узле отдела кадров:

Что у вас входит в систему всю?

1 ШП на сервере
2 Офис у пользоватлей
3 что еще?

браузер у пользователей :)

:-) Ну это понятно. я имею в виду по умолчанию: ОС и браузер + новый офис

Мне больше интересно другое - вот на сервер ШП ставишь и все? (опять таки на сервер с ОС. например ХР) Т.е он будет выполнять функции и VPN сервера для внешних подключений или это просто он отдает в мир страницы по запросам. Могу например я из мира с сервера с ШП напрмиер файл взять...
Что еще стоит на серваке? Прокси и т.п это уже другое ПО на отдельной машине?
И еще - а как пользователи вяжутся с сервером - их сложно ()каждую станцию) настроить или типа только указываешь адрес сервака с ШП и все?
А еще... я что то на софтлайне не нашел. Сколько стоит ШП

Все индивидуально и зависит от вида лицензирования (сразу оплачиваете или в рассрочку, с обновлением в случае выхода новых версий продукта или нет), в зависимости какая у Вас организация, (академические лицензии, например) а также от количества лицензий на рабочие станции.