Типовое положение об электронном архиве организации
 

Группой работников архивной службы, в нашей республике используя опыт зарубежных коллег, в частности Республики Беларусь разработан проект «Типового положения об электронном архиве организации».
Просим дать замечания и предложения по данному проекту.

Мало чего сказано об информационной безопасности (в т.ч. ничего о конфиденциальности). Будет ли учтена деятельность 1-го отдела?

Честно говоря, мне показалось, что об электронном архиве здесь говорится только в части прилагательных, но не в части функционирования.

Так трактует термин "электронный архив" Wikipedia: "Электронный архив — программно-аппаратный комплекс, автоматизирующий архивную деятельность применительно к единицам хранения в цифровом виде".

По-видимому, Вам также следует ввести понятия "электронный архив", "электронный документ", если Вы не ссылаетесь явным образом на какие-то ранее принятые законодательные акты, регламентирующие их использование и трактовку.

Ответ
 

Предложенный документ определяет и устанавливает правовой статус, задачу и функцию архивных учреждений электронных документов, где производится хранения электронных документов. Порядок обеспечения безопасности, хранения и работы электронных архивов устанавливаются другими нормативными документами (основные правила), которые будут разработаны после принятия данного положения.

Под электронным архивом подразумеваются два понятия
1) Совокупность, массив архивных электронных документов.
2) Архивное учреждение, где обеспечивается сохранность электронных документов.

Электронный архив - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описании, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Так и пишите. Этого в самом документе нет. Приходится додумывать.

Действительно, целесообразно ввести в проект раздел "Основные понятия" и привести определения ряд терминов ("электронный архив", "научно-справочный аппарат", виды хранения: постоянный, долговременный, временный, ...).

В виду того, что у большинства организаций архивные документы хранятся в твердых копиях - на распечатка бумаге, а электронные копии, вполне возможно, утеряны, может имеет смысл говорить о представлениях документов. И, соответственно , способах их хранения. Сканерный снимок распечатанного документа и представляющий из себя графический файл - это электронный документ?
Как видим необходим предварительный раздел "Терминология".

Утверждено ли ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об электронном архиве организации
 

Может ли кто нибудь подсказать прошел ли согласование данный документ и где возможно его получить. Обыскал все государственные веб сайты но не нашел.
Также в проекте положения ...... непонятен смысл предложения "научно-справочный аппарат к документам ЭА" во втором разделе.
Также интересно было получить ответы от соответствующих инстанций ответы на следующие вопросы:
1. Точное определение, что такое "Электронный архив" с точки зрения законодательства РУз.
2. Имеется ли внедрения системы "Электронного Архива" в какой нибудь государственной организации в Узбекистане.
3. Какие сертификаты и лицензии необходимо получить для внедрения подобного рода систем в государственной организации.

О состоянии работ по принятию Типового положения об ЭА организации
 

Документ в настоящее время находится на заключительном этапе согласования и будет внесен для регистрации в установленном порядке в минюст.

Также готовится государственный стандарт по терминам и определениям по архивному делу и делопроизводству, где и будет определения "электронный архив", "научно-справочный аппарат" (комплекс методических документов, обеспечивающих оперативный поиск, отбор и работу с архивными документами).

Слова "архив" употребляется в двух понятиях:
1) архив - это массив документов, прошедщих активную фазу работы с ними и находящиеся на ответственном хранении;
2) архив - это учреждение, где осуществляется хранение различных документов.
В настоящем проекте документа речь идет об архиве - учреждении. Система "Электронного архива", о котором вы спрашивали, это больше обясняется в техническом плане, но могу сказать, что создание подобных систем сейчас находится на начальной стадии. В Центральном государственном архиве РУз уже начаты работы по созданию архива электронных документов и ожидается к концу 2009 г. архив будет полностью функционировать

Согласование типового положения
 

Здравствуйте Абдушукур Абдуллаев
Очень благодарен за предыдущий ответ. В предыдущем ответе вы писали, что Типовое положение об ЭА организации находится на заключительном этапе согласования, внесен ли документ для регистрации в Минюст?

В данном документе электронный архив рассматривается, только в виде структурного подразделения организации. Поэтому ни о каких системах хранения, защиты информации и т.п. (под чем мы ИТ-шники понимаем электронный архив) тут не говорится и не должно. Но стоит обратить внимание, на то, что данный документ фактически является положением о службе архива в целом. Отличие лишь в том, что к понятиям добавляется слово "электронный" (причем не везде). А ведь отличие электронного архива в том, что он обязательно строится на аппаратно-программном комплексе. Поэтому, желательно описать отношения службы и аппаратно-программного комплекса электронного архива. Как это сделано в разрезе отношений службы и хранимых документов ЭА. К разделу "Состав документов" (в котором опять же перечислены стандартные документы архива, с добавлением невезде слова "электронный"), я бы добавил описание номенклатуры документов. Например, должен ли или может ли электронный документ, дублироваться бумажным или его растровой копией, что при этом считать оригиналом, опять же вопрос ЭЦП.